SharePoint Intranet – Gewa – Abschied vom Silo-Denken

Die GEWA hat mit der auf SharePoint Intranet basierenden isolutions collaboration suite eine zentrale Produktivitätsplattform. Diese ermöglicht es, Arbeitsprozesse zentral und abteilungsübergreifend zu koordinieren. Die Mitarbeitenden der GEWA können mit der realisierten Lösung ihr Daten-, Qualitäts- und Vorlagenmanagement integriert abbilden und so Synergien nutzen.

Die GEWA ist ein sozialwirtschaftliches Unternehmen mit dem Ziel, Menschen mit psychischen Problemen beruflich zu integrieren. Um diesen Auftrag wahrzunehmen, vereint sie unter ihrem Dach elf Betriebe verschiedener Branchen und bietet in Zusammenarbeit mit der Invalidenversicherung ein breites Angebot an Arbeitsmöglichkeiten und Eingliederungsprogrammen. Insgesamt arbeiten in der GEWA rund 800 Menschen an sieben Standorten.

Ausganslage

Im Rahmen eines strukturierten Workshops, dem sogenannten isolutions Collaboration Assessement, wurden aus den diversen Herausforderungen der GEWA, zwei Schwerpunktbereiche herausgeschält: das QMS und die Zusammenarbeit. Das bestehende QMS hatte eine schlechte Benutzerakzeptanz. Das lag daran, dass wichtige Dokumente nicht gefunden wurden und die Bedienung des QMS nicht intuitiv war. Im Bereich der Zusammenarbeit kämpfte die GEWA mit einer redundanten Datenablage, die ursächlich war für das Versionschaos. Da Dokumente nicht gefunden wurden, erstellte man sie häufig neu. Die Folge: noch mehr Redundanz und ein noch grösseres Versionsdurcheinander.

Lösung

Die Stiftung GEWA hat gemeinsam mit isolutions eine Produktivitätsplattform auf der Basis von SharePoint realisiert, das sich an heute geltenden Best-Practice-Ansätzen orientiert. Dank dem Komplettpaket intranet2Go konnte das Vorhaben kosteneffizient umgesetzt werden. Das alte, unübersichtliche Qualitätsmanagementsystem (QMS) wurde durch das einfach zu bedienende QMS-Modul von isolutions ersetzt. Die realisierte Lösung bietet sowohl für die interne Zusammenarbeit als auch für den Datenaustausch mit Kunden und Partnern eine grosse Unterstützung und bildet die Grundlage für weitere Ausbauschritte.

Nutzen der Lösung

  • Die zentrale Datenhaltung vermindert Redundanzen, was zu einer besseren Datenqualität und zu Zeitersparnis führt.
  • Die mächtige Suchfunktion liefert dem Benutzer in Sekundenbruchteilen die gewünschten Informationen. Wissen kann nun auch abteilungsübergreifend gefunden und geteilt werden.
  • Feedback- und Genehmigungsworkflows erhöhen die Transparenz, vereinfachen die Zusammenarbeit und ermöglichen Zeiteinsparungen.
  • Mit dem integrierten Vorlagenmanagement werden alle Vorlagen zentral verwaltet. Auf Knopfdruck können die Benutzer einfach neue Dokumente erstellen, wobei immer die aktuellsten Vorlagen verwendet werden.
  • Die Plattform unterstützt die Benutzer bei der täglichen Bearbeitung der Aufgaben und hilft ihnen, ihre Arbeitszeit vorwiegend in produktive Tätigkeiten zu investieren.​

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